Details

Contract

Full-Time

Location

La Défense, France

Department

Workplace Experience

Openings

1

Job ID

43949421

Chargé(e) des Services Généraux F/H General Services Executive F/M La Défense, Paris CDD jusqu'à décembre 2022 Participez à une révolution Chez Philip Morris International (PMI), nous avons décidé de nous lancer dans un projet sans précédent. Nous transformons complètement notre entreprise en développant des produits alternatifs à la cigarette. Les grands changements font les grandes opportunités. Quel que soit votre poste, vous serez libre d'imaginer et de créer les projets les plus ambitieux. Vous aurez la possibilité de faire évoluer votre carrière. Vous qui êtes doté(e) d’un esprit d’innovation, vous pourrez avoir un impact considérable sur nos stratégies commerciales. Notre environnement est passionnant et en constante évolution. Si vous êtes prêt(e) à relever le défi d’initier et participer à de nouveaux projets, vous serez dans votre élément. Vous aurez des opportunités d’évolution variées et votre carrière progressera au rythme de la construction de notre monde sans fumée. Votre « quotidien » Rattaché(e) au Responsable Administration et Services Généraux, votre principale activité sera de gérer les Services Généraux du siège social de l’entreprise et de collaborer avec le/la Chargé(e) du Parc Auto sur certaines activités de la gestion de notre flotte automobile. Vous devrez ainsi coordonner les intervenants et gérer l'ensemble des activités concernant la gestion des locaux pour offrir aux collaborateurs un cadre de travail agréable et sécure, tout en respectant les règles et normes de sécurité en vigueur, ainsi que les règles/standards et les principes de PMI. Par ailleurs, vous prendrez en charge certaines activités du Parc Auto en collaboration avec la Responsable de la Flotte automobile. Vos missions principales - Pilotage des différents prestataires (maintenance, propreté des locaux, organismes de sécurité préventive, …) - Gestion des contrats et des baux : échéances et participation aux appels d’offres - Suivi budgétaire des dépenses engagées et élaboration des tableaux de bord - Gestion des achats et bons de commandes pour les diverses prestations liées à l’activité - Gestion des immobilisations du mobilier de bureau - Coordination des réaménagements ponctuels de bureaux - Vérification quotidienne de la disponibilité des services mis à disposition des employés - Relations avec le gestionnaire de l’immeuble : suivi du bail et de la vie de l’immeuble - Gestion du Restaurant Inter-Entreprise (RIE) : participation aux réunions/conseils de gestion, être l’interlocuteur privilégié entre les collaborateurs et le gestionnaire du RIE - Activités liées au Support du Parc Auto : Gestion des Contraventions, aide à la préparation du suivi budgétaire, contrôle de la facturation, calcul des métriques et reporting, gestion de la sinistralité, remonter les informations nécessaires au calcul de l’avantage en nature. Plus précisément : - En matière de services à la personne : o Organiser, planifier et s’assurer que les demandes des salariés de tous les départements soient prises en compte dans un délai optimal ; coordonner les actions avec les différents départements du siège ; s’assurer qu’une communication efficace soit menée au sein des différents départements afin de garantir une coopération efficiente ; s’assurer que chaque requête de salariés ait été accomplie et de manière satisfaisante - En matière de maintenance : o s’assurer de la disponibilité et du bon état de marche du matériel au siège ; o assurer et coordonner l’entretien de la maintenance des lieux, suivre/superviser l’intervention des prestataires et le nettoyage des locaux ; négocier les interventions de maintenance o organiser et planifier les réaménagements ponctuels de bureaux - En matière de sécurité : o en lien avec le Responsable Sécurité du bâtiment et le Responsable EHS : vérifier et s’assurer de la mise à jour des plans d’évacuation et de la liste des équipiers d’évacuation; plannifier les exercices d’évacuation et la formation à la sécurité-incendie o Gérer et piloter les contrôles obligatoires de sécurité et surêté - En matière de communication : o informer les collaborateurs des événements/interventions dans nos locaux et/ou dans l’immeuble, relayer les informations/communication opportunes sur la vie de l’immeuble o participer à la communication sur les consignes de sécurité, les instructions d’évacuation, de sécurité et de surêté - En matière de relation avec les fournisseurs : o analyser et définir les besoins afin de trouver le meilleur fournisseur, conformément aux procédures Achats et en collaboration avec le département Purchasing o coordonner les interventions et rencontrer les fournisseurs ; o assurer le suivi de la performance des contrats de services et des interventions des entreprises o prendre les mesures requises en cas de défaillance des fournisseurs à se conformer aux obligations contractuelles - En matière de suivi budgétaire : o veiller au respect du budget annuel : identifier de manière proactive les écarts et proposer des mesures correctives, être force de proposition quant à l’optimisation des coûts o contrôler la réception des marchandises/services rendus et vérifier que les factures correspondent à la prestation - - En matière de support au Parc Auto : o Gestion des Contraventions, o Vérifier la bonne utilisation de la carte carburant et du badge autoroutier, o Aide à la préparation du suivi budgétaire, contrôle de la facturation (carburant, péage, etc), o Calcul des Metrics et reporting (carburant, km), o Saisie et reporting des Sinistres, o Préparation des données nécessaires au calcul des avantages en nature et communication à PMI Ce que nous recherchons Titulaire d’un Bac+2, vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire, idéalement au sein d’une société de services. Orienté(e) client, vous avez le sens du service et faites preuve d’empathie et d’écoute. Vos capacités à travailler en équipe, votre communication et votre attention aux attentes des clients seront de sérieux atouts pour réussir dans le poste. Vous êtes force de proposition et assimilez rapidement les nouveaux processus. D’autre part, vous êtes autonome et pragmatique et vous avez la capacité de proposer des solutions créatives et innovantes. Vous maitrisez le pack Office, Outlook et SAP. Une connaissance d’un logiciel de modification de plans type Space Planning ou Autocad serait un plus. La pratique de l’anglais sera nécessaire pour évoluer dans un contexte international. Ce que nous vous proposons Notre réussite dépend intégralement des femmes et des hommes qui y contribuent chaque jour, de leur engagement et de leur envie de faire progresser notre mission. En rejoignant PMI, vous pourrez aussi : • Contribuer à la construction d'un monde sans fumée. • Être libre de définir votre avenir et le nôtre. Nous vous donnerons la possibilité d'explorer de nouveaux horizons. • Rejoindre une équipe bienveillante, multiculturelle, dans laquelle chaque voix compte et trouver votre place parmi des experts du monde entier. • Poursuivre vos ambitions et développer vos compétences au sein d'un groupe international. N’attendez plus pour postuler ! Pour plus d’informations, rendez-vous sur nos sites www.pmi.com et www.pmiscience.com.

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